グループウェアの使い勝手を上げる方法

グループウェアは単独で多くの機能を持っているので利用にあたっては使い勝手が非常に悪いシステムが増えてきています。
機能が使いづらいとグループウェア自体の利用率が下がり、会社にとっても難しい判断を迫られるケースが増えています。

グループウェアで機能が増えすぎる問題は社員からの要望をそのまま受け入れてしまうからと考えられています。

グループウェアの機能はすべての社員が使うかをまず検討してから追加スべきと言われています。
特に使い勝手が大幅に変わってしまう機能は注意が必要です。

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機能については使えるなら使うという意見が多くなりますが、実際には導入しても使われないケースが殆んどです。
そのため、機能追加についてはアンケートを取りながら議論を重ねる必要があります。

また、利用されていない機能を削除するのはとても大変なことが多いです。

数人の利用者がいればすでにデータが作られているケースがあるからです。



使い勝手の向上は機能を削減するのが一番早いのですが、機能を削減できない場合はUIの変更を考慮することも重要です。


グループウェアによってはUIのカスタマイズに対応しているケースが多く、個人ごとにUIを自由に変更できる機能が用意されていることが多いですが、実際には利用されていないことが多いようです。



アドバイザーなどを用意してカスタマイズを適切に行なって必要のない機能を使わない設定にするなどの対応が全体の利用率向上にも繋がると考えられています。